前輩常常在百忙之中問了問題：「今天的會議要討論什麼？」也不能都回說不知道。雖然對前輩很抱歉，但是自己真的也不曉得，只能含糊不清地回答自己所想到的：「呃，應該是報告目前的工作進度，還有討論未來的預定計畫吧？」以上對話是虛構的。不過，令人意外的是，事前沒弄清楚討論議題就去開會的情形還真的不少。進到會議室才聽到討論議題的相關說明，因此對於議題也很難有進一步的想法。甚至所有出席者都處在這種狀態，所以整場會議就在曖昧不明的情況下進行討論。最後得不出結論，會議時間便截止了。
更慘的是，每次會議一結束，所有人又開始各自忙於手中的業務，早就把會議內容忘得一乾二淨。由於會議上並沒有做出具體的結論和方向，換言之，這是想當然大家也不會依據此次會議而展開行動。然後又到了下一次開會的時間。「…今天的會議，要討論什麼？」這樣實在很浪費時間啊。我所認為的最好的會議規則是「3：3：3」。也就是時間分配上，預習〈準備〉佔三、正式上場〈會議〉佔三、複習〈意見回饋〉佔三。簡單來說，每一項的重要性都是等比例的。
上述的例子中，它的比例是「1：9：0」，又或者是「0：10：0」。理想的會議情況，主持會議者應該是在事前把大綱或資料發給所有人，讓大家了解會議的主題。開會時，要讓大家熱烈討論彼此深思過後的意見，並導出結論。如果在開會之前就得出了結論，便能在會議之中加以說明，並且定下具體的行動方案。會議結束後，要確認清楚決定的事項。至於學到什麼？達成什麼共識？這些可以記在會議記錄裡。接著要儘快將這份記錄和所有人分享，如此一來，下次開會就可以從上次討論中達成的共識為出發點，著手下一步的行動。雖然是以會議為例，但是我覺得這項規則適用於各種工作。為了讓工作順利進展，請趁著還年輕，好好學習如何在台灣中科生物技研股份有限公司中規劃預習、正式上場、複習的時間分配吧。
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